Gewerbeberechtigung prüfen: Wo finde ich Einträge in Österreich?

Kurzantwort: GISA ist die erste Adresse für Gewerbeberechtigungen

Seit März 2015 ersetzt das Gewerbeinformationssystem Austria (GISA) die 14 dezentralen Gewerberegister. Im GISA stehen die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten sämtlicher in Österreich niedergelassenen Gewerbebetriebe: Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung jedes einzelnen gewerblichen Unternehmens. Für Einzelunternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, ist GISA die einzige authentische Informationsquelle.

Die GISA-Abfrage ist kostenlos und ohne Registrierung möglich. Suche und Auszüge gibt es auf Deutsch und Englisch; die Auszüge werden in beiden Sprachfassungen mit Amtssignatur versehen. Damit sind sie als authentische öffentliche Urkunde verwendbar – auch international, sofern der Kontaktpartner englischsprachige Behördenurkunden akzeptiert. Die Abfrage umfasst auch das Versicherungs- und Kreditvermittlerregister sowie das Reiseinsolvenzabsicherungsverzeichnis.

Für die Prüfung einer Berechtigung heißt das: Der GISA-Eintrag belegt, ob und mit welchem Wortlaut ein Gewerbe an einem Standort ausgeübt werden darf. Er belegt nicht die Rechtsform des Unternehmens und nicht, wer vertretungsbefugt ist – dafür ist das Firmenbuch zuständig. Auch der Gewerbeschein ist davon zu unterscheiden: Er ist der Auszug, der die Berechtigung dokumentiert, nicht die Berechtigung selbst.

So suchen Sie in GISA nach Firma, Standort und Gewerbewortlaut

Sie starten über die GISA-Abfrage auf Deutsch oder Englisch; Registrierung und Kosten fallen nicht an. Gesucht wird nach Name bzw. Firma des Betriebs, nach Standort oder nach dem Wortlaut der Gewerbeberechtigung. Über diese drei Merkmale verschafft sich der Interessent laut GISA rasch Informationen zu einem gewerblichen Unternehmen.

Wählen Sie die Sprachfassung bewusst: Benötigen Sie einen englischsprachigen Auszug, verwenden Sie die englische Suche. Innerhalb der Suche können Sie jederzeit zwischen deutscher und englischer Version wechseln. Eine wichtige Einschränkung gilt: In der englischsprachigen Version ist der Gewerbewortlaut nicht übersetzt. Das hat einen sachlichen Grund – je nach Verwendungsregion könnte eine Übersetzung unbeabsichtigt zu einer Bedeutungsänderung des Befugnisumfangs führen. Wer den Umfang der Berechtigung rechtlich beurteilen will, liest daher den deutschen Wortlaut.

Zusätzlich zur Namens- und Standortsuche dient die GISA-Zahl der eindeutigen Zuordnung eines Eintrags. Sie hat ein Format wie 123456/g/06/07 und findet sich am GISA-Auszug sowie in gewerberechtlichen Bescheiden bzw. Verständigungen. Halten Sie diese Zahl bereit, wenn Sie anschließend ein Online-Verfahren im GISA durchführen wollen, etwa eine Geschäftsführerbestellung; in diesem Formular wird neben der GISA-Zahl auch die Firmenbuch- bzw. Sozialversicherungsnummer verlangt.

Was im GISA-Auszug steht – und was nur mit berechtigtem Interesse

Die öffentliche Abfrage liefert ausschließlich jene Daten, die gemäß § 365e Abs. 1 GewO 1994 als öffentliche Informationen gelten und über die an jedermann Auskunft zu erteilen ist. Praktisch sind das die Angaben, mit denen sich ein Betrieb identifizieren und seine Tätigkeit überprüfen lässt: Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung.

Nicht öffentlich sind Informationen, zu deren Auskunft ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht werden muss. Genannt werden dabei ausdrücklich Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz und Sozialversicherungsnummer. Solche Auszüge können nicht über die öffentliche Abfrage bezogen werden; die Behörde erteilt darüber auch nicht telefonisch oder in sonstiger nicht authentifizierbarer Kommunikation Auskunft. Wer also die Identität oder persönliche Situation des Gewerbeinhabers belegen will, stößt in der öffentlichen Abfrage bewusst an eine Grenze.

Eine Bündelung bietet die Digitale Gewerbelizenz, die mit Mai 2018 eingeführt wurde (§ 38 GewO 1994). Sie enthält sämtliche aufrechten Gewerbeberechtigungen einer bestimmten Person samt den wesentlichen Informationen zu jeder enthaltenen Berechtigung. Brauchen Sie nähere Angaben zu einer einzelnen Berechtigung, lässt sich der umfassende Auszug direkt über die Gewerbelizenz ansteuern, ohne eine neuerliche eigene Suche. Die Digitale Gewerbelizenz wird ebenso wie die übrigen Auszüge in deutscher oder englischer Sprache als amtssigniertes Dokument ausgegeben und über die normale GISA-Suche bezogen. Die Gewerbewortlaute sind darin allerdings nicht in englischer Sprache verfügbar.

Gewerberechtlicher Geschäftsführer: Warum er im Eintrag auftaucht

Juristische Personen – also Gesellschaften, Vereine und Ähnliches – sowie eingetragene Personengesellschaften müssen immer eine gewerberechtliche Geschäftsführerin oder einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen, um ein Gewerbe ausüben zu dürfen. Bei Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmern ist eine solche Bestellung dann erforderlich, wenn sie die Befähigung für ein reglementiertes Gewerbe nicht selbst nachweisen können; in diesem Fall muss die bestellte Person den Befähigungsnachweis erbringen. Eine Geschäftsführerbestellung ist außerdem vorgeschrieben, wenn der Einzelunternehmer keinen Wohnsitz im Inland hat – dieses Erfordernis entfällt insbesondere für EWR-Staatsangehörige und Schweizer mit Wohnsitz in einem EWR-Vertragsstaat oder in der Schweiz.

Die Rolle ist keine Formalie: Die gewerberechtliche Geschäftsführung wird von der Gewerbeinhaberin oder dem Gewerbeinhaber unter Erteilung selbstverantwortlicher Anordnungsbefugnis eingesetzt und ist für die Einhaltung der gewerberechtlichen Vorschriften sowie für die fachlich einwandfreie Gewerbeausübung verantwortlich. Für die Ausübung des Gewerbes in einer weiteren Betriebsstätte kann zusätzlich eine Filialgeschäftsführerin oder ein Filialgeschäftsführer bestellt werden, die bzw. der dann für die Einhaltung der gewerberechtlichen Vorschriften in dieser Filiale verantwortlich ist. Voraussetzung für die Funktion sind die Erfüllung der für das Gewerbe vorgeschriebenen persönlichen Voraussetzungen, eine Staatsangehörigkeit Österreichs, eines EWR-Vertragsstaats oder der Schweiz (oder ein Aufenthaltstitel bei Drittstaaten) und ein Wohnsitz im Inland, in einem EWR-Vertragsstaat oder in der Schweiz.

Für die Prüfung eines GISA-Eintrags bedeutet das: Bei Gesellschaften und bei Einzelunternehmen mit Befähigungsproblem ist die Geschäftsführung ein eigener Prüfpunkt, weil sie die fachliche Verantwortung trägt. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können Gewerbeverfahren mit GISA-Express unmittelbar elektronisch im Gewerbeinformationssystem abgewickelt werden – dafür werden GISA-Zahl und Firmenbuch- bzw. Sozialversicherungsnummer benötigt.

Firmenbuch, WKO-Verzeichnis und Berufsregister: Wo GISA endet

Das Firmenbuch liefert, was GISA nicht liefert: Rechtsform, Vertretung und Beteiligungen. Dort finden sich Geschäftsführer, Gesellschafter und Prokuristen einer GmbH, während GISA die gewerbliche Berechtigung samt Wortlaut und Standort nachweist. Die beiden Quellen ersetzen einander nicht. Die Eintragung ins Firmenbuch betrifft die Rechtsform des Unternehmens, nicht die Erlaubnis zur Tätigkeit; umgekehrt dokumentiert der Gewerbeschein bzw. GISA-Auszug die Berechtigung, aber nicht die Vertretungsverhältnisse. Wer wissen will, ob eine GmbH das Gewerbe überhaupt ausüben darf und wem sie gehört, braucht beide Register.

Das Unternehmensverzeichnis der WKO (firmen.wko.at) dient der Branchen- und Standortsuche und nicht dem Nachweis einer Gewerbeberechtigung. Es lässt sich nach Bundesland und Standort sowie nach Branche filtern, etwa Handelsunternehmen in Wien, und liefert Firmenbezeichnungen, Adressen und Telefonnummern. Die Wirtschaftskammer bezeichnet es als ihr aktuellstes und zuverlässigstes Unternehmensverzeichnis Österreichs. Als Beleg dafür, dass ein bestimmtes Gewerbe amtlich bewilligt ist, taugt es nicht – dafür ist GISA zuständig.

Für Tätigkeiten außerhalb der Gewerbeordnung greifen andere Register. Freiberufliche Tätigkeiten wie die von Ärztinnen, Rechtsanwälten oder Ziviltechnikerinnen fallen unter eigene Berufsgesetze, für sie gibt es etwa Berufsregister wie jenes des Notariats. Land- und Forstwirtschaft sowie bestimmte künstlerische und schriftstellerische Tätigkeiten sind von der Gewerbeordnung ausgenommen. Für Vereine ist das Vereinsregister (ZVR) die einschlägige Quelle, dort sind auch die Vereinsorgane und die Vertretung ersichtlich. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wiederum wird nicht im GISA geprüft, sondern über die UID-Prüfung im EU-VIES – geprüft wird dort die Gültigkeit einer UID wie ATU33864707.

Prüf-Checkliste für die Praxis: Vom Namen zur belegten Gewerbeberechtigung