Wie beschreibe ich meine Dienstleistung als Auftraggeber richtig?

Was Sie als Auftraggeber eigentlich festschreiben

Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer nicht bloß Tätigkeit, sondern Erfolg: Nach § 1165 ff ABGB verpflichtet er sich zur Herstellung eines Werkes – eines Erfolges – in selbständiger, nicht abhängiger Arbeit, zumeist gegen Entgelt. Er arbeitet eigenverantwortlich, entscheidet über Arbeitsabläufe, Arbeitszeit und Arbeitsort selbst; dem Besteller steht bei der Ausführung ein Weisungsrecht zu. Für die Leistungsbeschreibung heißt das: Beschreiben Sie den geschuldeten Zustand, nicht den Weg dorthin. Vorgaben zur Vorgangsweise sind etwas anderes als das Ergebnis, auf das Sie einen Anspruch haben.

Prüfbar wird die Leistung über die Abnahme; die Vergütung kann nach Abnahme, durch Vorschuss oder Teilzahlungen erfolgen. Vor der Ausschreibung ist daher zu klären, woran ein Dritter ohne Ihr Vorwissen erkennt, dass die Leistung erbracht ist. Dazu gehören Maße und Mengen, Beschaffenheit und Oberflächen, Funktionen und Leistungswerte, zulässige Abweichungen sowie der Nachweis (Messung, Protokoll, Dokumentation). Fehlt diese Ebene, bleibt bei der Abnahme offen, was als vollständig und was als mangelhaft gilt.

Jede Unschärfe wirkt an zwei Stellen: bei der Kalkulation, weil nicht beschriebene Nebenleistungen von keinem Bieter eingerechnet werden können und später als Zusatzauftrag nachverhandelt werden, und beim Mängelstreit, weil ohne festgeschriebenen Sollzustand nicht feststellbar ist, ob eine Abweichung überhaupt eine Abweichung ist. Eine brauchbare Beschreibung verlagert beide Punkte vor die Auftragserteilung – dorthin, wo Sie noch zwischen Angeboten und Preisen wählen können.

Erst die Vertragsart, dann die Beschreibung

Werk-, Dienst- und Kaufvertrag sind im österreichischen Zivilrecht die maßgeblichen Vertragsarten für Dienstleistungserbringung. Den Unterschied macht, was geschuldet wird: Beim Werkvertrag (§ 1165 ff ABGB) schuldet der Auftragnehmer den Erfolg, beim Dienstvertrag die Tätigkeit, beim Kaufvertrag die Übergabe einer Sache. Was Sie beschreiben, folgt daraus: beim Kaufvertrag Liefergegenstand, Menge und Beschaffenheit; beim Werkvertrag das herzustellende Werk einschließlich Ausführung und Erfolgskontrolle; beim Dienstvertrag den laufenden Tätigkeitsrahmen mit Zeitraum, Umfang und Häufigkeit.

Einen Werklieferungsvertrag kennt das österreichische Zivilrecht nicht. Beim Übergang zwischen Werk- und Kaufvertrag entscheidet daher, wer das Material beibringt: Liefert der ausführende Unternehmer selbst das Material für die auszuführende Arbeit, wird in Österreich das Vorliegen eines Kaufvertrags angenommen; liefert der Kunde das Material, während der Unternehmer das Werk herstellt, ist im Zweifel von einem Werkvertrag auszugehen (§ 1166 ABGB). Beistellungen sind deshalb kein Nebensatz, sondern ein Gliederungspunkt Ihrer Beschreibung: Wer liefert welche Stoffe, wer trägt Ausschuss, Transport und Entsorgung.

Diese Zuordnung hat Folgen für das anwendbare Regelwerk. Beim unternehmensbezogenen Warenkauf beziehungsweise bei der Herstellung eines Werks greifen die strengen Regeln des Unternehmensgesetzbuches (UGB), insbesondere die Mängelrügeobliegenheit nach Artikel 377 UGB. Bei Anbietern aus dem Ausland kommt die Frage des anwendbaren Rechts hinzu: Ohne wirksame Rechtswahlklausel kann neben österreichischem und deutschem Recht auch das UN-Kaufrecht zur Anwendung kommen, sofern die Parteien dies nicht ausdrücklich ausschließen; das UN-Kaufrecht gilt bei grenzüberschreitenden Kaufverträgen und bestimmten Werklieferungsverträgen. Ob ein Ausschluss sinnvoll ist, beurteilt sich nach dem Einzelfall und ist nicht pauschal zu beantworten – für die Ausschreibungsunterlagen heißt das, die Frage vor der Angebotsabgabe zu entscheiden und nicht erst beim Vertragsabschluss.

Vergleich: Werkvertrag vs. Dienstvertrag vs. Kaufvertrag im österreichischen Recht

Die drei Grundelemente einer brauchbaren Beschreibung

Für Leistungsverzeichnisse im Hochbau werden drei Dinge genannt, auf die es ankommt: die richtige Leistungsbeschreibung, die passende Mengeneinheit und eine nachvollziehbare Menge. Diese drei Elemente gelten über den Bau hinaus für jede Ausschreibung. Die Leistungsbeschreibung sagt, was herzustellen oder zu erbringen ist; die Mengeneinheit sagt, in welcher Einheit abgerechnet wird; die Menge sagt, wie viel davon anfällt. Erst alle drei zusammen ergeben eine Position, die ein Bieter kalkulieren und die Sie später abrechnen können.

Aus schwammigen Sätzen werden so messbare Angaben: aus „Reinigung der Verglasung“ wird „Reinigung der Glasflächen, je Reinigungsdurchgang, in Quadratmetern“; aus „Betreuung der Anlage“ wird „Wartung der Anlage, je Anlage und Jahr, in Stunden“; aus „Erneuerung der Verkabelung“ wird „Verlegen der Leitungen, in laufenden Metern, einschließlich Befestigungsmaterial“. Typische Mengeneinheiten sind Quadratmeter, laufender Meter, Kubikmeter, Kilogramm, Stück, Stunde, Tag, Monat und Pauschale. Wählen Sie jene Einheit, in der die Leistung tatsächlich anfällt und die der Bieter mit seinen eigenen Aufwandswerten hinterlegen kann – eine Position in Quadratmetern, bei der die Fläche niemand kennt, ist nicht kalkulierbar.

Die Menge muss nachvollziehbar sein, also aus einer Angabe stammen, die in den Unterlagen nachprüfbar ist: aus einem Aufmaß, aus Plänen, aus einer Stückliste oder aus einer ausdrücklich als Annahme bezeichneten Grundlage. Steht die Menge nicht fest, ist sie als Schätzung mit Hinweis auf die Grundlage zu kennzeichnen oder als Eventualposition zu führen. Sonst kalkuliert jeder Bieter eine andere Menge, und die Angebotssummen sind schon aus diesem Grund nicht vergleichbar.

Vorteile und Risiken von Pauschalpositionen

Vom Fließtext zum Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis gliedert die Leistung in Positionen, die fortlaufend nummeriert und einzeln bepreist werden. Jede Position enthält Positionsnummer, Leistungsbeschreibung, Mengeneinheit und Menge; in der Angebotsausfertigung kommt die Preisspalte mit Einheitspreis und Gesamtpreis dazu. Teilleistungen, die der Bieter gesondert kalkulieren soll, werden eigene Positionen – etwa Untergrund vorbereiten getrennt von der darauffolgenden Beschichtung. Leistungen, deren Verwirklichung noch offen ist (zusätzliche Mengen, Alternativen, später zu entscheidende Ausführungsvarianten), werden als Eventualpositionen geführt und bleiben im Angebotsvergleich getrennt von den fixen Positionen.

Die Gliederung ist kein Formalismus, sondern die Voraussetzung dafür, dass Angebote überhaupt vergleichbar sind – besonders im Hochbau, wo detaillierte Leistungsverzeichnisse die Grundlage der Preisfindung bilden. Sind die Leistungen nicht in Einzelpositionen zerlegt, kalkuliert ein Bieter die Nebenarbeiten in eine Pauschale ein, der andere nicht; Sie vergleichen dann Summen, die unterschiedliche Leistungen abdecken. Eine einheitliche Gliederung erlaubt es, Angebote Position für Position gegenüberzustellen und Ausreißer zu erkennen, statt nur Gesamtsummen zu bewerten.

Halten Sie die Gliederung in einer zweiten Ebene konsistent: gleiche Reihenfolge der Teilleistungen, gleiche Bezeichnungen, gleiche Einheiten über alle Lose hinweg. Wird dieselbe Leistung in einem Abschnitt als Quadratmeter und in einem anderen als Stunde geführt, ist die Vergleichbarkeit wieder verloren.

Schritte zur Erstellung eines klaren Leistungsverzeichnisses

Erfolg, Qualität und Abnahme prüfbar formulieren

Da der Werkvertragsnehmer den Erfolg schuldet und die Vergütung nach Abnahme, durch Vorschuss oder Teilzahlungen erfolgen kann, gehört zu jeder wesentlichen Position die Angabe, wie der Erfolg festgestellt wird: welches Maß gemessen wird, mit welcher Methode, zu welchem Zeitpunkt und mit welcher zulässigen Abweichung. Prüfmethoden, Toleranzen und der Ablauf der Abnahme (wer nimmt ab, in welcher Form, mit welchem Protokoll) sind Teil der Beschreibung und nicht der Nachverhandlung.

Für Mängel gilt bei unternehmensbezogenem Warenkauf und bei der Herstellung eines Werks die Rügeobliegenheit nach Artikel 377 UGB: Die Rüge muss binnen angemessener Frist erfolgen; die österreichische Rechtsprechung konkretisiert diesen Zeitrahmen mit 14 Tagen. Die Rüge ist an keine besondere Form gebunden und kann auch mündlich oder per E-Mail erfolgen. Daraus folgt für Ihre Unterlagen: Der geschuldete Zustand muss schriftlich festgehalten und die Übernahme dokumentiert sein, sonst fehlt Ihnen die Grundlage, auf die eine Rüge sich stützen kann.

Beim Bauvertrag als besonderer Ausprägung des Werkvertrages kann der Bauunternehmer vom Besteller ab Vertragsschluss für das noch ausstehende Entgelt eine Sicherstellung bis zur Höhe eines Fünftels des vereinbarten Entgelts verlangen. Ist der Vertrag innerhalb einer Frist von drei Monaten zu erfüllen, kann die Sicherstellung bis zu zwei Fünftel des vereinbarten Entgelts betragen, ist aber jedenfalls mit der Höhe des noch ausstehenden Entgelts gedeckelt. Wenn Sie solche Sicherstellungen zulassen oder verlangen, sind Betrag, Fälligkeit und Rückstellung in der Beschreibung zu regeln, weil sie den Angebotspreis beeinflussen.

Was von den Bietern verlangt wird – und was nicht in die Leistungsbeschreibung gehört

Der Auftraggeber kann von Unternehmen, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen, Unterlagen verlangen, die ihre Eignung belegen: Nachweise über die berufliche Befugnis, die berufliche Zuverlässigkeit, die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die technische Leistungsfähigkeit. Kann ein Unternehmen die gewünschten Unterlagen aus gerechtfertigtem Grund nicht beschaffen, kann es die Eignung durch andere Unterlagen mit gleicher Aussagekraft nachweisen; auf Aufforderung muss es diese Gleichwertigkeit belegen.

Als Nachweiswege stehen die Eigenerklärung zur Verfügung, in der das Unternehmen erklärt, die Eignungskriterien zu erfüllen und die festgelegten Nachweise auf Aufforderung unverzüglich beizubringen; darin sind die Befugnisse anzugeben, über die das Unternehmen konkret verfügt. Im Oberschwellenbereich ist eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorzulegen; das USP bietet dafür den EEE-Dienst an. Möglich ist auch der Nachweis über die Liste der geeigneten Unternehmer – ein allgemein zugängliches Verzeichnis von Unternehmen und deren Eignungsnachweisen nach den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes, geführt vom Auftragnehmerkataster Österreich (ANKÖ); daneben unterstützt auftrag.at Unternehmen beim Auffinden relevanter Ausschreibungen. Eingetragene Daten müssen nicht in jedem Verfahren neu belegt werden, sofern die vom Auftraggeber festgelegten Nachweise in der gewünschten Aktualität vorliegen und für ihn unmittelbar abrufbar sind.

Diese Eignungsebene ist von der Leistungsbeschreibung zu trennen. Angaben zur beruflichen Befugnis, zur Zuverlässigkeit oder zur personellen und technischen Ausstattung eines Bieters sagen nichts darüber, was tatsächlich herzustellen ist. Eignungskriterien sind Teilnahmebedingungen; die Leistungsbeschreibung regelt das geschuldete Ergebnis. Ein noch so strenger Eignungskatalog ersetzt keine einzige Position im Leistungsverzeichnis.

Wenn öffentliche Stellen ausschreiben

Das Vergaberecht regelt die Beschaffung von Liefer-, Bau- und Dienstleistungen durch öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber nach dem Bundesgesetz über die Vergabe von Aufträgen, BVergG 2018, BGBl. I Nr. 65/2018, samt vergabespezifischem Rechtsschutz nach dem BVergG 2018 sowie nach den Vergabenachprüfungsgesetzen der Länder. Kompetenzrechtliche Grundlage ist Art. 14b B-VG; zum Vergaberecht zählen auch das Konzessionsvergaberecht nach dem BVergKonz 2018 und die Vergabe im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich nach dem BVergGVS 2012. Für das BVergG 2018 besteht eine Novelle 2025 (BGBl. I Nr. 121/2025); die von der Europäischen Kommission festgesetzten Schwellenwerte gelten ab 1. Jänner 2024.

Öffentliche Auftraggeber sind gemäß BVergG verpflichtet, Ausschreibungen ab gewissen Schwellenwerten öffentlich bekannt zu machen. Für die Formulierung der Leistung bedeutet das: Ihre Beschreibung wird nicht nur von den Bietern gelesen, sondern ist im Rechtsschutzfall gegen die Ausschreibung überprüfbar. Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen daher aus den Unterlagen selbst hervorgehen, einheitlich verwendet werden und so gefasst sein, dass sie objektiv angewendet werden können. Wer Kriterien erst im Laufe des Verfahrens präzisiert oder Positionen nachträglich ändert, schafft Angriffsflächen im Nachprüfungsverfahren.

Wichtige Fakten zum Vergaberecht in Österreich

Checkliste vor dem Versand und typische Fehler

Gehen Sie die Unterlagen vor dem Versand positionsweise durch und prüfen Sie: Enthält jede Position Leistungsbeschreibung, Mengeneinheit und Menge? Sind Muss-Leistungen und Kann-Leistungen (Eventualpositionen) getrennt? Ist bei jeder Menge erkennbar, worauf sie beruht (Aufmaß, Plan, Stückliste, ausdrücklich bezeichnete Annahme)? Sind Abnahmekriterien und zulässige Toleranzen je wesentlicher Position angeführt? Wie lautet die Antwort auf die Materialfrage – wer liefert was, und welche Vertragsart folgt daraus?

Typische Fehlerquellen, die vor dem Versand zu korrigieren sind: Pauschalpositionen für Leistungen mit ungewisser Menge; Zusammenfassen von Liefern und Montieren in einer Position, obwohl die Bieter unterschiedliche Materialanteile kalkulieren; fehlende Rahmenbedingungen wie Ort, Zeiten, Zugänglichkeit, Schnittstellen zu anderen Gewerken, Entsorgung und Dokumentation; unterschiedliche Bezeichnungen für dieselbe Leistung innerhalb der Unterlagen; widersprüchliche Angaben zwischen Text, Plan und Leistungsverzeichnis.

Legen Sie für den Widerspruchsfall ausdrücklich eine Rangordnung fest (etwa Leistungsverzeichnis vor Plan, Plan vor Text) und verwenden Sie durchgehend dieselben Begriffe. Verständliche Sprache ist ein Prüfkriterium: Eine Position, die ein Bieter nur mit Rückfrage versteht, ist eine Position, die später Rückfragen, Nachträge oder Diskussionen bei der Abnahme erzeugt.