Zuschlagskriterien festlegen: Gewichtung von Preis, Qualität und Termin

Was Zuschlagskriterien sind – und was sie nicht sind

Zuschlagskriterien sind auftragsbezogene Kriterien. Mit ihnen werten Auftraggeber eingelangte Angebote aus und ermitteln, welches Angebot das technisch und wirtschaftlich günstigste ist (DOCUmedia). In der Ausschreibung sind sie anzugeben: Erst dadurch wird für Bietende transparent, nach welchen Eigenschaften Leistungen gewertet werden, etwa nach Preis, Qualität oder Betriebskosten (DOCUmedia). Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) hält fest, dass Zuschlagskriterien nicht diskriminierend und auftragsbezogen sein müssen und so die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebots ermöglichen.

Davon sauber zu trennen sind die Eignungskriterien. Sie sind unternehmensbezogene Mindestanforderungen an Befugnis, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit der Bewerber bzw. Bieter und wirken faktisch als KO-Kriterien: erfüllt oder nicht erfüllt. Zuschlagskriterien sind dagegen angebotsbezogen und dienen der Auswahl des Angebots für die Beauftragung. Sie ermöglichen eine Besser- oder Schlechter-Bewertung von Angeboten und machen damit eine Gewichtung erforderlich (blog.ankoe.at).

Eine Vermischung oder Doppelverwertung – dasselbe Merkmal zugleich als Eignungs- und als Zuschlagskriterium – ist unzulässig (blog.ankoe.at). Wer etwa die fachliche Qualifikation von Mitarbeitenden bewerten will, muss sie als Zuschlagskriterium ausgestalten und dort abstufbar machen. Als Eignungskriterium liefert dasselbe Merkmal nur ein Ja/Nein und keine abgestufte Bewertung.

Schritte zur Festlegung von Zuschlagskriterien

Bestbieter- oder Billigstbieterprinzip: die Grundsatzentscheidung

Das Bundesvergabegesetz 2018 unterscheidet zwei grundlegende Ansätze: die Wahl des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebots (Bestbieterprinzip) und die Wahl des Angebots mit dem niedrigsten Preis (Billigstbieterprinzip). Mit dieser Festlegung entscheiden Auftraggeber, ob allein der Preis ausschlaggebend sein soll oder ob neben dem Preis noch weitere Qualitätsaspekte einfließen (blog.ankoe.at).

Der Preis als alleiniges Zuschlagskriterium ist sachgerecht, wenn die Qualität der Leistung eindeutig beschreibbar ist oder keine qualitativen Unterschiede zwischen den Angeboten zu erwarten sind (DOCUmedia). Dann gibt es keine Gewichtungsmatrix und keinen Bewertungsspielraum für qualitative Merkmale.

Verpflichtend ist das Bestbieterprinzip bei Bauaufträgen ab 1 Million Euro sowie bei funktionalen Leistungsbeschreibungen (DOCUmedia). Nach Darstellung von blog.ankoe.at schreibt das BVergG das Bestbieterprinzip insbesondere bei Bauaufträgen mit einem geschätzten Auftragswert über 1 Million Euro zwingend vor.

Sobald neben dem Preis weitere Kriterien festgelegt werden, haben Auftraggeber nichtdiskriminierende und mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehende Zuschlagskriterien zu bestimmen. Diese dürfen im Sinne der Gleichbehandlung keine uneingeschränkte Wahlfreiheit zwischen Angeboten ermöglichen und müssen einen wirksamen Wettbewerb gewährleisten; Bietergleichbehandlung und Transparenz kommen dabei tragende Rollen zu. Sofern nicht das Billigstbieterprinzip zur Anwendung gelangt, müssen in der Regel das Kostenmodell oder die Kriterien für das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot sowie deren Gewichtung in der Ausschreibung klar und eindeutig genannt werden (blog.ankoe.at).

Bestbieterprinzip vs. Billigstbieterprinzip: Unterschiede und Anwendung

Welche Kriterien neben dem Preis in Frage kommen

Neben dem Preis kommen wirtschaftliche, ökologische, soziale und technische Zuschlagskriterien in Frage (DOCUmedia). Als wirtschaftliche Kriterien nennt DOCUmedia etwa fachliche Qualifikationen von Mitarbeitenden aus Berufserfahrung oder Schulungen sowie die Reaktionszeit bei Wartungen oder Störungen. Ökologische Kriterien sind beispielsweise die Verringerung von Transportwegen zur reduzierten Umweltbelastung oder die technische Ausstattung von Fahrzeugen zur Emissionsreduktion.

Zu den sozialen Kriterien zählen die Beschäftigung von Arbeitnehmenden ab 50 Jahren und die Beschäftigung von Lehrlingen. Als technische Kriterien führt DOCUmedia Bauzeitverkürzungen durch technische Hilfsmittel und innovative Aspekte an. Eine Zusammenstellung solcher Kriterien bietet der Bestbieterkriterien-Katalog der Wirtschaftskammer Österreich (DOCUmedia).

Jedes dieser Kriterien muss mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und darf nicht diskriminieren (blog.ankoe.at, WKO). Für die Bewertung ist entscheidend, dass das Kriterium aus dem Angebot heraus überprüfbar ist. Statt „guter Service“ braucht es eine Angabe, die sich aus dem Angebot ablesen lässt, etwa die zugesagte Reaktionszeit bei Störungen, die Anzahl der im Auftrag eingesetzten Lehrlinge oder eine zugesagte Bauzeit in Tagen.

Gewichtung festlegen: Punkte, Prozente und Bewertungsmatrix

Durch Punkteanzahlen oder prozentuale Anteile wird die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien in einer Bewertungsmatrix festgelegt (DOCUmedia). Die Matrix legt damit fest, welchen Anteil jedes Kriterium am Gesamtergebnis hat, und macht die Auswertung nachvollziehbar.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Auftraggeber schreibt die Lieferung von kommunalen Geräteträgern aus und nennt im Bekanntmachungstext die Gewichtungen Lieferzeit 10 Prozent, Service 20 Prozent, Technik 30 Prozent, Preis 40 Prozent (DOCUmedia).

Eine andere Konstellation zeigt das WKO-Handbuch Regionale Vergabe: Bei einer Gewichtung von Preis 90 Prozent erhält das erste Qualitätskriterium 5 Prozent; bewertet wird die Anzahl der Personen in einem Ausbildungsverhältnis. Solche Beispiele machen sichtbar, wie stark die Gewichtung das Ergebnis steuert: Ein Kriterium mit 5 Prozent verändert das Ranking deutlich weniger als eines mit 30 Prozent.

Sofern nicht das Billigstbieterprinzip gilt, sind die Kriterien und ihre Gewichtung in der Ausschreibung klar und eindeutig zu nennen (blog.ankoe.at). Die Bewertungsmatrix sollte daher bereits in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sein und nicht erst in der Auswertung entstehen.

Beispielhafte Gewichtung von Zuschlagskriterien in der Praxis

Preis, Qualität und Termin sinnvoll ausbalancieren

Preis: Der Preis muss nicht isoliert betrachtet werden. Als gewertete Eigenschaften kommen neben Preis und Qualität ausdrücklich auch Betriebskosten in Frage (DOCUmedia), und das BVergG spricht bei der Bekanntgabe vom Kostenmodell oder von den Kriterien für das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot (blog.ankoe.at). Wer Folgekosten über die Nutzungsdauer abbilden will, wählt statt des bloßen Anschaffungspreises ein Kostenmodell oder gewichtet Betriebskosten als eigenes Kriterium.

Qualität: Qualitätskriterien können über Service, Technik oder fachliche Qualifikation von Mitarbeitenden gebildet werden; im Beispiel von DOCUmedia entfallen 20 Prozent auf den Service und 30 Prozent auf die Technik. Wie stark Qualität tatsächlich wirkt, zeigt die Gewichtung: In der Konstellation des WKO-Handbuchs Regionale Vergabe stehen 90 Prozent Preis nur 5 Prozent für das erste Qualitätskriterium gegenüber – ein solches Qualitätskriterium beeinflusst das Ergebnis nur in engen Grenzen.

Termin: Zeitbezogene Kriterien können als Lieferzeit (im DOCUmedia-Beispiel 10 Prozent) oder als Bauzeitverkürzung durch technische Hilfsmittel (technisches Kriterium nach DOCUmedia) in die Bewertung einfließen. Die Gewichtung sollte der tatsächlichen Bedeutung entsprechen: Ist die termingerechte Belieferung oder Fertigstellung das ausschlaggebende Problem des Auftrags, braucht sie mehr als ein Randgewicht.

Spielräume: Auftraggeber können nach Darstellung von blog.ankoe.at mit der Wahl der Zuschlagskriterien steuernd eingreifen und ihre verfolgten Zielsetzungen in das Vergabeverfahren einfließen lassen. Dieser Spielraum endet dort, wo nichtdiskriminierende, auftragsbezogene Kriterien und wirksamer Wettbewerb verlangt sind, und er besteht in dieser Form nur, wenn nicht ohnedies das Billigstbieterprinzip gilt (blog.ankoe.at).

Vorteile und Risiken der Gewichtung von Qualität und Termin

Typische Stolpersteine bei der Festlegung

Diskriminierende oder nicht auftragsbezogene Kriterien: Zuschlagskriterien dürfen nicht diskriminierend sein, müssen auftragsbezogen sein und die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebots ermöglichen (WKO). Kriterien müssen daher mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen; sachfremde Merkmale scheiden aus (blog.ankoe.at).

Uneingeschränkte Wahlfreiheit: Kriterien müssen im Sinne der Gleichbehandlung so gefasst sein, dass sie keine uneingeschränkte Wahlfreiheit zwischen Angeboten eröffnen, und sie müssen einen wirksamen Wettbewerb gewährleisten (blog.ankoe.at). Formulierungen, die dem Auftraggeber das freie Greifen nach einem Angebot erlauben, sind damit unzulässig.

Fehlende oder unklare Bekanntgabe: Zuschlagskriterien sind in der Ausschreibung anzugeben (DOCUmedia). Sofern nicht das Billigstbieterprinzip gilt, müssen die Kriterien und ihre Gewichtung in der Ausschreibung klar und eindeutig genannt werden (blog.ankoe.at). Wird die Gewichtung nachträglich festgelegt oder bleibt sie vage, fehlt die Nachvollziehbarkeit der Zuschlagsentscheidung.

Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien: Eine Vermischung oder Doppelverwertung ist unzulässig (blog.ankoe.at). Typisch: Ein unternehmensbezogenes Merkmal wie die fachliche Qualifikation wird als Eignungsnachweis verlangt, aber nicht als angebotsbezogenes Zuschlagskriterium ausgestaltet – dann fehlt die Bewertungsgrundlage –, oder dasselbe Merkmal wird zweimal gewertet. Bietergleichbehandlung und Transparenz sind bei der Wahl der Zuschlagskriterien tragende Grundsätze (blog.ankoe.at).

Checkliste: Korrekte Festlegung von Zuschlagskriterien